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Chi opera nella GDO lo sa: listini articolati, promozioni, premi di fine anno, conversioni di unità di misura e scadenze convivono ogni giorno con l’attività della forza vendita.
È il contesto in cui opera COMAL, uno dei principali player italiani nella produzione e distribuzione di prosciutti cotti per la GDO, con oltre 60 milioni di euro di fatturato e una rete di 80 agenti su tutto il territorio nazionale.
Fino a qualche anno fa, la raccolta ordini seguiva un modello più artigianale che digitale: email, file Excel allegati, telefonate dell’ultimo minuto per correggere quantità o condizioni. In ufficio, il team amministrativo doveva ricopiare manualmente ogni ordine nel gestionale, verificare prezzi e conversioni e allineare i listini.
Un processo lento, esposto a errori e difficile da tracciare, che iniziava a diventare un limite con la crescita del volume d’affari.
La collaborazione tra noi e COMAL nasce da un’esigenza chiara: trasformare la presa ordini in un flusso automatico, mantenendo però semplicità e continuità operativa per la forza vendita.
Dopo un’analisi approfondita dei flussi commerciali e delle logiche di pricing, la scelta è ricaduta su Arca Evolution in versione web, personalizzato sulle specificità di COMAL. È stato così realizzato un portale ordini su misura: ogni agente accede da tablet o PC, seleziona cliente e prodotti, e il sistema propone automaticamente prezzi, sconti, promozioni e conversioni di unità di misura.
L’ordine viene registrato in tempo reale direttamente nell’ERP. Nessun copia-incolla, nessuna email da smistare, nessun controllo manuale a posteriori. Il dato nasce corretto e arriva subito dove serve.
Con l’aumento dei volumi, la digitalizzazione del commerciale non bastava più. L’amministrazione aveva bisogno di strumenti evoluti per governare incassi, pagamenti e flussi di cassa in modo strutturato.
È qui che entra in gioco FINmanager, il software di tesoreria integrato ad Arca. Il sistema importa automaticamente i movimenti bancari, li riconcilia con la prima nota e costruisce una proiezione della liquidità nei mesi successivi.
Oggi l’ufficio amministrativo dispone di un cruscotto che evidenzia in anticipo eventuali picchi di fabbisogno finanziario e consente di verificare con precisione le condizioni applicate dagli istituti bancari.
I benefici del progetto sono stati immediati e concreti. Gli ordini vengono inseriti senza errori e in tempo reale, il lead-time commerciale si è ridotto di ore e i listini sono sempre coerenti con le politiche aziendali.
Sul fronte amministrativo, le riconciliazioni bancarie non richiedono più giornate intere di lavoro e la direzione finanziaria ha una visibilità puntuale sui flussi di cassa presenti e futuri.
Ancora più importante, il dato è diventato unico e condiviso: commerciale e amministrazione lavorano sulle stesse informazioni, rendendo il processo decisionale più rapido e sereno.
Il percorso di digitalizzazione di COMAL non è un progetto “una tantum”. È un’evoluzione iniziata nel 2010 insieme a Systema e costruita passo dopo passo.
Il prossimo obiettivo è estendere la Business Intelligence all’analisi delle marginalità per agente e per canale GDO, per supportare ulteriormente le decisioni strategiche con dati sempre più puntuali.
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