Gestione di acquisti e fornitori

Il modulo Acquisti e fornitori di Arca Evolution è dedicato al ciclo passivo dell'azienda. Permette di minimizzare il rischio di non disporre dei materiali per tempo, tracciare con semplicità quanto acquistato e venduto e avere una panoramica di pianificazione che lega ordini clienti, giacenze e ordini a fornitore in un unico quadro.

Con questa soluzione disponi di una gestione digitale del ciclo documentale completa e tracciata, dall'ordine al fornitore al carico merce, e della ricezione automatica delle fatture di acquisto dal sistema di interscambio, con riconciliazione automatica rispetto ai documenti collegati e registrazione dei movimenti contabili. Anche le bolle dei fornitori possono entrare già pronte grazie alla lettura e importazione automatica dei dati con IA, senza reinserimento manuale.

Gli acquisti si calcolano sul fabbisogno reale, generato dagli ordini dei clienti e dalla situazione di magazzino, dalla distinta base della produzione (nelle aziende produttive); ogni documento alimenta automaticamente contabilità e scadenzario. Così l'approvvigionamento diventa puntuale e i rapporti con i fornitori più governati.

• Anagrafica fornitori completa: modalità di pagamento, listini, costi storici di acquisto, allegati e classificazioni.

• Programmare gli acquisti con un algoritmo che tiene conto del portafoglio ordini clienti, degli ordini già emessi, della situazione di inventario, di scorta minima, lotto di riordino e lead time.

• Emettere gli ordini a fornitore tramite una procedura guidata e interattiva, partendo dalle proposte calcolate dal sistema.

• Ricevere e importare automaticamente le fatture elettroniche passive dal sistema di interscambio, con riconciliazione e registrazione in contabilità.

• Gestire listini e promozioni di acquisto, con prezzi per scaglioni di quantità e ricalcolo automatico programmabile.

• Tenere sotto controllo il budget acquisti, applicabile per una o due dimensioni di ripartizione, operabile sia in Arca che da Excel.

Comprare ciò che serve, quando serve 

La numerosità di clienti, articoli, ordini e date di consegna rende impossibile decidere gli acquisti "a sensazione". In Arca Evolution la programmazione acquisti parte da input primari, ordini clienti e previsioni, ordini di acquisto già emessi, situazione di inventario, e li combina con i parametri di riordino (scorta minima, lotto, lead time) attraverso un wizard interattivo. Il risultato è una visualizzazione immediata delle criticità in un quadro navigabile, e la possibilità di intervenire durante il calcolo per fare valutazioni differenziate del fabbisogno, anche quando le giacenze non sono perfettamente allineate. Da qui nascono le proposte d'ordine a fornitore, pronte da emettere.

Fatturazione elettronica passiva

Per automatizzare la gestione delle fatture di acquisto: import automatico delle fatture passive e delle relative ricevute dal sistema di interscambio, visualizzazione del documento XML per la validazione, registrazione automatizzata in contabilità e un pannello di riconciliazione per collegare le fatture ricevute ai documenti del ciclo passivo (ordini, bolle). Il risultato è una gestione degli acquisti più precisa e una netta riduzione di tempi ed errori. 

DMS – Document Management System

Per archiviare e collegare qualsiasi tipo di allegato ai documenti d'acquisto e alle anagrafiche fornitori. È possibile archiviare nel database di Arca o su file system con una struttura configurabile tramite tag e attributi per ritrovare con facilità ogni documento.

Con il modulo Acquisti e fornitori di Arca Evolution hai un approvvigionamento puntuale basato sul fabbisogno reale, meno rotture di stock e meno scorte in eccesso, un ciclo documentale passivo completamente digitale e tracciato e una gestione delle fatture di acquisto automatizzata, dalla ricezione alla contabilità. Il tutto a supporto di un governo più consapevole dei rapporti con i fornitori e dell'andamento dei costi.

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