Chi lavora sul campo – impiantistica, manutenzione, assistenza tecnica – compila un rapportino di lavoro ogni volta che ne esegue uno. Ma tra la compilazione sul campo e il dato che arriva in ufficio passa più tempo di quanto sembri. Ore di manodopera, materiali usati ed esito dell’intervento: tutto scritto e affidato a un foglio che va poi ricopiato a mano.
Il rapportino di lavoro è un documento fondamentale nella gestione dei progetti, utile per tenere tracciati tutti gli aspetti operativi del lavoro e registrare cosa è stato fatto, da chi, con quali materiali, in quante ore.
La domanda, quindi, non è se il rapportino serve, ma: quanto velocemente e con quale precisione le informazioni raccolte sul campo arrivano a chi deve utilizzarle?
È proprio qui che entrano in gioco i rapportini di lavoro digitali, che permettono di trasformare un semplice documento operativo in un dato immediatamente disponibile e integrato nei processi aziendali.
Un rapportino completo, in realtà, contiene poche informazioni ma sono tutte necessarie: la commessa o il cliente di riferimento, la data, i materiali utilizzati, le ore di manodopera, chi ha eseguito e la firma di chi ha ricevuto il lavoro.
I vantaggi che porta il rapportino digitale sono numerosi:
si risparmia tempo;
c’è più accuratezza e organizzazione;
il monitoraggio avviene in tempo reale;
riduci l’uso di carta.
Il rapportino compilato dal tecnico sul campo finisce subito nel gestionale e i materiali utilizzati vengono aggiornati in tempo reale per il magazzino, la contabilità e la fatturazione.
Il rapportino andrebbe compilato sul momento, ad attività appena conclusa e con i dati ancora freschi. Nella pratica, spesso, viene compilato a fine giornata o, addirittura, il giorno dopo andando a memoria.
È qui che avvengono gli errori più comuni, si sbaglia a segnare le ore, un materiale viene dimenticato e un dettaglio importante dell’intervento viene perso.
Questi errori non sono solo dovuti alla disattenzione di chi compila il rapportino, ma sono dovuti alla mancanza di tempo necessario a compilarlo.
Per questo i rapportini digitali sono più utili, garantiscono più efficienza e più rapidità.
L’uso di file Excel o di blocchi di rapportini cartacei potrebbe diventare difficile nel momento in cui si hanno numerosi interventi da registrare. Inoltre, i costi e i ricavi della commessa si vedrebbero solo a lavoro concluso e non in corso, perdendo la possibilità di correggere qualcosa.
Dunque, non è che Excel o che il blocco cartaceo siano sbagliati. È che, oltre una certa soglia di interventi, il rapportino digitale può risultare più rapido, preciso ed efficace.
Quando il rapportino proviene direttamente dal gestionale, oltre al formato, cambia anche il percorso del dato.
Il tecnico lo compila dal tablet e il rapportino finisce già nel sistema;
i materiali utilizzati vengono subito conteggiati e scalati in automatico dal magazzino;
le ore di manodopera vengono registrate nelle presenze e sia i costi che i ricavi della commessa sono sempre sotto controllo;
con la firma del cliente raccolta direttamente a fine intervento sul tablet, esso viene considerato già pronto per la fatturazione;
Tutto questo è presente su un’unica piattaforma che riesce a gestire contemporaneamente commesse, magazzino e contabilità.
Bosi srl è un’azienda che si è affidata a noi per installare il modulo Gestione assistenza e rapportini dopo aver capito che, dato l’elevato numero di interventi anche di più squadre impegnate nello stesso posto, era difficile che tutto venisse registrato correttamente.
L’hanno fatto per avere tutto sotto controllo, in tempo reale e anche a fine giornata lavorativa, con le ore di manodopera ordinare e straordinarie segnate correttamente, il magazzino aggiornato e i costi della commessa sempre disponibili.
Il modulo Gestione assistenza e rapportini integrato in Arca Evolution copre l’intero percorso: dal preventivo alla commessa, dall’intervento sul campo alla fatturazione. Rapportini digitali, magazzino, presenze e assistenza post-vendita collegati tra loro in automatico, tutto dentro lo stesso gestionale.
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